Udane wydarzenie plenerowe powstaje na długo przed pojawieniem się pierwszych uczestników. Na początku warto określić charakteru imprezy, liczby gości oraz oczekiwanego sposobu spędzania czasu, a dopiero później przechodzić do atrakcji, cateringu i scenariusza Odmiennego podejścia wymaga duże wydarzenie integracyjne z rozbudowanym programem, dlatego rozpoczynanie od przypadkowej listy usług może utrudnić późniejszą logistykę. Dobrze przygotowane założenia pozwalają sprawniej porównywać dostępne możliwości a zespół przygotowujący wydarzenie może podejmować decyzje w przewidywalnej kolejności.
Najpierw cel i uczestnicy, później atrakcje
Pierwszą pokusą podczas planowania bywa wybieranie najbardziej efektownych punktów programu, choć znacznie ważniejsze jest ustalenie profilu uczestników. Gdy wydarzenie ma charakter rodzinny, program powinien łączyć aktywności dla dorosłych oraz młodszych uczestników. Jeżeli natomiast głównym celem jest integracja zespołu większe znaczenie mogą mieć aktywności zespołowe. Dobre planowanie nie polega na wykorzystaniu jak największej liczby dostępnych możliwości, lecz na dopasowaniu programu do ludzi, którzy rzeczywiście będą z niego korzystać.
Na etapie briefu dobrze określić przewidywaną liczbę uczestników, możliwości parkingowe oraz to, czy uczestnicy mają podążać za scenariuszem, czy korzystać z atrakcji we własnym tempie. Te pozornie proste informacje wpływają później na niemal każdy element wydarzenia ponieważ liczba gości wpływa na catering i infrastrukturę. Gdy najważniejsze założenia pozostają nieustalone zbyt długo, część wcześniejszych decyzji może przestać do siebie pasować.
Lokalizacja i infrastruktura – elementy, których nie warto zostawiać na koniec
Atrakcyjny teren nie zawsze jest dobrym miejscem na piknik. Przed podpisaniem ustaleń dotyczących terenu warto sprawdzić powierzchni potrzebnej do ustawienia poszczególnych stref, a także możliwości przygotowania cateringu. Braki infrastrukturalne można uzupełnić, ale powinny być uwzględnione już podczas kalkulacji Ważne jest również oddzielenie aktywności wymagających większej przestrzeni od części wypoczynkowej.
Praktyczny plan terenu powinien uwzględniać strefę gastronomiczną, miejsca siedzące i program rozrywkowy. Niektóre elementy wymagają dostępu do zasilania, dlatego układ warto ustalić przed rozpoczęciem prac technicznych. Gdy program odbywa się równolegle w różnych częściach terenu, trzeba ograniczyć wzajemne zakłócanie się poszczególnych punktów programu. Najlepsza logistyka pozostaje dla gości niemal niewidoczna podczas gdy obsługa może sprawnie realizować swoje zadania.
Kto odpowiada za logistykę, gdy w wydarzeniu uczestniczy wielu dostawców?
W momencie rozpoczęcia poszukiwań osoba odpowiedzialna za wydarzenie często wpisuje w wyszukiwarkę firma organizująca pikniki firmowe, a następnie porównuje kilka propozycji. Najbardziej użyteczne porównanie nie powinno jednak ograniczać się do wartości zapisanej na końcu kosztorysu. Znacznie ważniejsze jest porównanie zakresów odpowiedzialności poszczególnych wykonawców takie jak lokalizacja i infrastruktura, koordynacja wydarzenia czy zaplecze sanitarne. Dwie oferty o podobnej cenie mogą obejmować zupełnie inny zakres.
Im bardziej rozbudowany piknik, tym większego znaczenia nabiera podział odpowiedzialności. Gdy kilka ekip realizuje niezależne części przedsięwzięcia, konieczna staje się centralna koordynacja dostaw, montażu i pracy ekip. Jeżeli nikt nie zarządza całością łatwo o niejasności dotyczące zasilania i zaplecza. Rozbudowany program wymaga bardziej precyzyjnego planu operacyjnego dlatego potrzebny jest czytelny obieg informacji.
Plan B na pogodę, opóźnienia i nieprzewidziane sytuacje
Wydarzenie plenerowe zawsze jest częściowo zależne od warunków, których nie da się kontrolować. Dlatego plan awaryjny nie jest oznaki przesadnej ostrożności, lecz zabezpieczeniem ciągłości wydarzenia. Trzeba ustalić, które atrakcje mogą działać podczas lekkiego deszczu, a także gdzie uczestnicy mogą się schronić.
Plan awaryjny powinien obejmować również problem techniczny. Nie wszystkie ryzyka można całkowicie wyeliminować, ale można zmniejszyć liczbę decyzji podejmowanych pod presją. Pomaga w tym przygotowanie listy kontaktów do wszystkich ekip. Informacja trafia bezpośrednio do osoby, która może podjąć decyzję zamiast opóźniać reakcję.
Dobrze przygotowany piknik nie musi mieć największego budżetu ani najdłuższej listy atrakcji. O powodzeniu organizacyjnym częściej decydują dopasowanie programu do uczestników, czytelna odpowiedzialność i przemyślany plan awaryjny. Najlepszym efektem logistycznym jest sytuacja, w której uczestnik nie musi zastanawiać się, jak działa wydarzenie a zespół organizacyjny może skupić się na przebiegu programu.
Adventure Extreme Sp. z o.o.
43-300 Bielsko Biała
Złotych Kłosów 58/112 – adres rejestrowy
43-300 Bielsko Biała
Kaczeńców 31
biuro@pikniki-firmowe.com.pl
NIP 9372670032
Regon 243571295
tel 503 158 738
+Artykuł Sponsorowany+